线上线下融合，服务育人现新貌
——研究生院推进作风建设工作
“主动作为、精简流程、提质增效，打通服务师生最后一公里”是研究生院每一位员工始终为之努力的目标。
学校研究生分布在全校各个校区，校区间的距离使部分事务办理仍然存在时间差和不方便等问题。机关党委发出“首问负责制”倡议以来，研究生院多次召开院务会和全院会议进行专门学习和部署，要求全体员工严格落实机关作风建设要求，以问题为导向，梳理业务进行流程再造，利用信息化技术多措并举，让师生减少因校区距离带来的不便，进一步提高研究生院的工作效率和服务质量。
设置“首问视频会议室”，拉近师生距离
2021年10月，研究生院率先在嘉定校区的材料科学与工程学院、汽车学院试点，开通面向校内学生和教师的“首问视频会议室”师生可就研究生培养过程中任何相关问题通过视频会议方式“面对面”进行在线咨询。
今年3月春季开学后，研究生院面向全校师生开通了“首问视频会议室”。院内各部门落实“首问负责制”，实行8小时在线值守，对师生有问必复，针对一些提问还即时将具体业务负责的工作人员邀请进入会议室和咨询师生直接交流，为师生进一步答疑解惑。在今年上半年校园封控期间，研究生院进一步延长“首问视频会议室”的开放时间，及时接收、回答和解决师生遇到的急难愁盼的问题，起到了良好的效果。
研究生院还通过教学系统和微信公众号推出相关业务常见问答，深受师生欢迎。
升级自助服务功能，让线下自助实现线上自助
2013年，研究生院在嘉定校区与四平路校区推出自助服务打印终端，将业务量大、重复性高的业务整合优化，方便师生自助办理。结合师生需求，研究院与多部门协同，对自助服务打印终端进行了多次升级优化，现已集成本研一体化自助服务12项，其中研究生业务包括中英文成绩单打印，在读证明打印，申请补办研究生证，火车票优惠卡信息查询、写卡、充值、信息更改等，自助服务终端覆盖全部校区。经统计，2021年全年自助打印超过15000多次，服务效率和质量明显提高。
“封在宿舍也能正常办理业务”，这是今年校园封控期间学生的真实感受。面对疫情突发情况，研究生院联合学校信息办，“改自助打印为自助下载”，及时在现有自助服务机器的基础上新增网络自助下载服务，提供研究生中英文成绩单、在读证明、答辩通过证明、学位证明等的网上查询和自助下载服务，让学生足不出户也能办理业务。
再造业务流程，大幅减少线下材料流转
“从研究生考试报名到录取，线下我只参加过全国统考，其他环节如报名信息确认、复试资格审核等均在线上完成，无需现场办理。”一位考生如是说，这也是研究生信息化的一个缩影。
研究生招生、培养、管理和学位授予等各个工作环节涉及大量通知和业务材料审核，平均每月数百份纸质材料需要在多个校区间传递，跨校区审核盖章至少需要2个工作日，费时费力。研究生院针对问题精准发力，开展深入调研，进行业务梳理和流程再造，大幅增加线上审批流程，推进无纸化管理服务。在2021年新上线的教学管理系统上集成了多项业务的线上办理渠道，包括休复学申请、变更导师申请、个人退学申请等，研究生可通过系统提交申请，导师、学院和研究生院线上审核，大大提高了效率。2022年初，研究生院对研究生自命题试卷整理和阅卷工作流程进行再造，将纸质阅卷改为数字化阅卷，不仅大幅提升了阅卷效率，还确保了阅卷和记分准确，受到阅卷老师的一致好评和上海市考试院的公开表扬。校园封闭管理期间，研究生院及时回应学生需求，2周内紧急开发上线查询及下载研究生中英文成绩单、在读证明、答辩通过证明的功能。同时，为满足应届生就业需求，第一时间将电子版学位证和毕业证传递到学生手上，解除了毕业生的担忧。
近年来研究生院以高效服务师生为宗旨，利用信息化技术加强顶层设计和流程再造，不断推进线下线上服务融合发展，持续提升管理水平和服务效能。今后工作中，研究生院将继续加强与改进工作作风，着力提升员工服务与主动意识、研究与创新能力，扎实推进学校治理体系与治理能力现代化，为推动学校高层次人才培养的高质量发展持续努力。
（内容来源：研究生院）